【雑記】リモート下でのオンラインMtgは4人くらいが理想なのでは
こんにちは御堂筋るです。 IT企業でキャリアアドバイザーをしています。
私が所属している会社でもオミクロン株の影響を受けて、全社的にフルリモート体制になっています。 そのため、Mtgについても基本的に全てオンラインで行われています。
ただ、そのオンラインMtgにて感じることが多々あるので、言語化してみようと思います。
オンラインMtgが多くて困っている方は読んで頂ければ幸いです。 また、皆さんの会社でやっている工夫や、思っていることのご意見を頂けたら嬉しいです。
- 参加する人数が多く、ひとりひとりの発言量が減りがち
- 本当にMtgが必要なのか疑問。もしかしたらドキュメントだけのやり取りでも問題ないのでは
- アジェンダを決めて進めないとMtg自体がぶれて効果が無くなる
- まとめ：不必要なMtgを排除して、本質的に必要な時間にあてつつ、Mtgの効果を最大化する仕組みづくりをしていきたい
参加する人数が多く、ひとりひとりの発言量が減りがち
ZoomやGoogle Meetを用いてMtgを行うのですが、やはりオンラインですとハウリングの影響もあって一人ずつしか発言することができません。 参加する人数が少なければ全員満足に発言することが出来るのですが、7-8人でMtgを行うと順番通りに一言話すだけで1時間が経ってしまうことも少なくないなと感じました。 もちろんこの辺りはファシリテーターのやり方にも依存するとは思いますが、やはりそれでも大人数を1時間拘束して、ただ聞いているだけというのはいささかMtgの満足度は下がるのかなと。
3-4人くらいの人数で、全員が5分以上話せるようなMtgにすることでお互いの意見をフルで伝えられるようになるのではと思いました。
本当にMtgが必要なのか疑問。もしかしたらドキュメントだけのやり取りでも問題ないのでは
前職から感じていることではあります。「果たしてこれは本当にこんな人数集めてやるべきことなのか？」と。 自分がマネジメントクラスになったら一番最初にやりたいことは「不必要なMtgを無くすこと」それに尽きます。 やっぱり惰性でMtgを設定してしまっている感覚が多いなという印象です。この辺りはMtg設定にあたって仕組みやルールを明文化しておかないと「何となく」でMtgが組まれてしまうなと思いました。
今はGoogle Documentなどで、コメント機能を使ってやり取りすることも可能です。
議題やアイディアを求めるならば、一旦Docsに落とし込んでみてメンバーに投げてみる。 それでも4往復以上コメントのやり取りが続くようなのであればここで初めて口頭のMtgを設定することによって解決するのではないでしょうか。
このちょっとした工夫によって意外と「あれ？これMtgいらないね」となりそうな気がしました。
アジェンダを決めて進めないとMtg自体がぶれて効果が無くなる
そもそもアジェンダ自体を設定しないMtgもあって、びっくりしました。 「何について話す場なのか」というものが決められていないのはMtgとして成り立たないなと。 ただ、もちろんそれでも話している内にジャストアイディアが想像以上に良いものが出てくることもあるのですが、それはそれでブレインストーミングなどを設定すれば出てくると思っています。
は最低限Mtgを設定する者が明記して、Mtg前までに参加メンバーに投げる義務があるのではと思いました。
まとめ：不必要なMtgを排除して、本質的に必要な時間にあてつつ、Mtgの効果を最大化する仕組みづくりをしていきたい
色々と思う部分を書いてみました。 ただ愚痴を言っていても始まらないので、積極的に主導してMtgのあり方を変えていきたいなと思っています。 変えていくことでムダなMtgがなくなり、その分本当に必要な業務に集中することができ、さらにMtgが設定される = 本当に必要でやらなければならない という意識が働くので良いのかなと。
皆さんの会社ではどのような取り組みをされていますでしょうか。
以上です、最後までお読み頂きありがとうございました。
